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泉州经贸职业技术学院采购管理办法
2020-04-10  

 

第一章    

 

第一条  为加强学院采购管理,使各类采购工作规范化、程序化,提高教育投资效益,根据《中华人民共和国招标法》《中华人民共和国投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标管理办法》(财政部第18号令)、《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部第74号令)、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》(财政部财库214)等相关规定,结合学院实际情况,制定本管理办法。

第二条  本管理办法适用于使用学院各类资金采购货物、工程和服务的行为。

第三条  本管理办法所称采购是指学院通过一定程序,从供应市场获取产品(包括货物、工程)或服务作为学院资源,以保证学院教育教学活动正常开展的一项经济活动,包括采购、租赁、委托、雇佣等。采购形式包括政府采购和其它采购形式。

本管理办法所称货物是指各种形态和种类的物品,包括各种设备、原材料、燃料、产品等;本管理办法所称工程是指纳入政府采购的维修改造工程,按照学院规划经同级发改委立项批准并纳入同级固定资产投资的基本建设项目另行规定;本管理办法所称服务是指除货物和工程意外的其它采购对象。

第四条  本管理办法所称政府采购,是指使用财政性资金采购同级政府发布的集中采购目录以内或者采购目录以外限额标准以上的货物、工程和服务行为。

政府采购包括项目采购和协议采购。纳入同级政府采购集中采购目录范围但超过限额标准的货物和服务、虽未纳入同级政府采购集中采购目录范围但已达到政府采购数额标准的项目,应执行政府采购项目采购程序。凡纳入同级政府采购集中采购目录范围且在限额标准以内的货物和服务应执行协议采购。

本管理办法所称政府采购意外的其它采购形式,是指学院采购在集中采购目录以外且政府采购限额标准以下的货物、工程和服务行为。

第五条  各类采购工作必须严格执行国家有关法律、法规和规定,必须严格执行学院制定的“三重一大”决策程序,必须遵守学院的规章制度。遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

 

第二章  项目采购方式和程序

 

第六条  按照国家的法律、法规和规定,以及同级每年公布的集中采购目录和标准,达到政府采购限额标准以上的采购项目必须履行项目采购程序,学院须从财政专网立项,并委托同级政府采购中心或招标代理机构履行采购程序。

第七条  按照国家相关法律、法规和规定,项目采购履行政府采购的方式飞卫:公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、第一来源和询价采购等。公开招标是项目采购的主要方式。按照上级相关文件规定,采购货物、服务和工程的项目分别达到规定限额标准的必须履行公开招标的采购程序,符合下列规定条件的货物、服务,履行论证与报批程序后可采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源和询价等其它采购方式:

(一)达到公开招标限额标准,但符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用邀请招标方式采购:

1、具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

2、采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

(二)达到公开招标限额标准,但符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用竞争性谈判方式采购:

1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

2、技术复杂或者行政特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

4、不能事先计算出价格总额的。

(三)达到公开招标限额标准,但符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用单一来源方式采购:

1、只能从唯一供应商处采购的;

2、发生了不可预见的经济情况不能从其他供应商处采购的;

3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从元供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十 的。

(四)达到公开招标限额,但采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,可以采用询价方式采购。

第八条  改造工程项目达到限额标准的施工、勘察、设计、建立按规定要在同级政府进行招标。属于同级政府采购集中采购目录范围内的茶品和定点服务但未达到公开招标限额标准的,按规定必须在同级政府采购中心履行采购程序。

第九条  未达到上级规定的政府采购限额标准,且采购单价或批量x万元以上的货物、服务(特殊情况单独审核),改造工程达到xx万元旦专业性较强的特殊项目,学院委托招标代理机构参照政府采购方式履行采购程序。纳入预算的日常维修事项按学院《基础设施中小维修项目实施管理办法》执行。属于同级政府采购集中采购目录范围的定点服务项目(一般包括物业管理服务、法律服务、会计服务、审计服务、资产及其它评估服务等),在限额标准以下的自行遴选服务商,超过限额标准的按规定方式选择服务商。

第十条  按照国建相关规定,符合条件可选择以下采购方式:

(一)符合《政府采购非招标采购方式管理办法》规定条件的项目,可采取非招标采购方式,即竞争性谈判、单一来源采购和询价采购方式。

1、依法制定的集中采购目录以内,且为达到公开招标数额标准的货物、服务;

2、依法制定的集中采购目录以外、采购限额标准以上,且为达到公开招标数额标准的货物、服务;

3、达到公开招标数额标准、经批准采用非公开招标方式的货物、服务;

4、按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的政府采购工程。

(二)符合《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》规定条件的项目,可以采用竞争性磋商方式采购。

1、政府购买服务项目;

2、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

4、市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科级成果转化项目;

5、按照招标投标法及其实施条例必须惊醒招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

第十一条  学院在履行项目采购程序时,选择公开招标以外其它政府采购方式的审批程序如下:

(一)达到公开招标的限额标准的项目,如依实际情况和条件选择邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源和询价采购等方式,由项目单位提出申请,经资产管理部门会同财务管理部门、审计处审核,报经学院院长办公(校务)会批准后,按相关规定程序委托招标代理机构论证、公示、报上级有关部门审批后执行。

(二)在公开招标限额标准以下、采购单价或批量x元以上的货物、服务和xx万元以上的维修改造项目,且委托招标代理机构参照政府采购程序执行的,根据实际情况和条件,采购方式由资产管理部门审核执行。

第十二条  纳入政府采购项目的采购程序

(一)财务管理部门将上级批复的政府采购预算项目下发到资产管理部门和各项相关项目单位及项目负责人。

(二)资产管理部门负责项目采购程序的组织与落实。资产管理部门通过财政专网对政府采购项目立项。学院授权资产管理部门与招标代理机构签订“同级政府采购项目委托代理协议”,履行政府采购程序。

(三)需采购井口货物的,资产管理部门依据上级《政府采购进口产品管理办法》的相关规定,组织项目负责人填报进口货物审批材料,报上级主管部门批准备案。

(四)项目负责人依据项目批复文本,在批复下达20日内填写“项目执行计划审批表”报资产管理部门,其中“招标技术需求”应符合国家有关要求。资产管理部门对填表过程提供政策支持并进行审核后,提交招标代理机构。

(五)招标代理机构组织专家对招标技术参数进行论证,专家对技术参数的审核意见由项目负责人确认后发布。

(六)招标代理机构负责编制招标文件,并在指定媒体上按规定时间发布招标采购公告。

(七)评标委员会组成专家按规定从专家库中抽取。学院评标代表由资产管理部门通过抽签产生,评标委员会按照规定程序评定,最终确定中标候选人。

(八)中标结果由项目负责人确认,资产管理部门审核后加盖学院公章。

(九)由招标代理机构在制定媒体上发布中标公告和中标通知书。

(十)如发生废标情况,除采购任务取消情形外,招标代理机构应当重新组织招标。需要采取其它方式采购的,按规定程序进行审批。

(十一)中标人持中标通知书与项目负责人按照学院规定程序办理合同签订手续。

(十二)项目负责人按照合同约定组织项目实施。项目完成后,按规定程序组织项目验收。涉及固定资产的采购项目,须及时办理固定资产入账手续。未经验收合格项目,财务管理部门不办理尾款支付。

 

第三章  协议采购的方式和程序

 

第十三条  协议供货是指由同级财政局通过公开招标方式确定中标供应商及其协议供货产品和定点服务商,每年同级财政局下发同级政府采购集中采购目录文件并在同级政府采购网发布,由采购人在公布的供应商范围内选购货物和定点服务。

第十四条  凡购置同级政府采购集中采购目录范围内的产品和服务,购置金额在限额标准以下,无论经费来源,均须履行协议采购的政府采购方式。

第十五条  实施协议供货的产品,按照集中采购目录的规定,采购金额达到限额标准以上按相关采购方式执行。按规定应优先采购节能、环保等国内产品。

第十六条  选择协议供货商的主要因素为信誉和服务,除项目连续性灯情况外,不能过于集中选择一家协议供货商。资产管理部门制定相关控制审批流程。

第十七条  协议供货程序

(一)各单位根据预算资金的批复情况,在“同级政府协议采购综合查询系统”上查询有关设备品牌、规格等信息,填报《通用类设备购置经费审批表》、

(二)资产管理部门负责通用类产品协议采购的管理工作,联系同级政府采购网中标的供应商,按同级市级行政事业单位日常办公设备配置标准进行审核。

(三)供应商在同级政府采购网上打印4份采购协议供货合同,学院授权项目负责人在合同上签字,有资产管理部门社会后,履行学院合同签订审批程序。

(四)双方签订合同后供应商送货。各单位收到货物后进行验收并办理固定资产入账手续。

(五)资产管理部门通知供应商打印采购供货结算明细单。项目负责人并供货商持合同原件、发票、固定资产入库单(财务联)至财务管理部门办理支付手续。

 

第四章  其它采购的方式和程序

 

第十八条  单项或皮料采购金额在x万元(不含x万元)以下的货物和服务,由项目单位自行询价采购。日常维修事项按学院《基础设施中小维修项目实施管理办法》执行。

第十九条  项目单位自行采购的程序

(一)履行单位“三重一大”决策程序,履行学院预算审批程序,做到公开、透明,科学决策。

(二)采购执行过程中至少委派2人参与并确认。

(三)要求供货商提供法人营业执照及法人身份证复印件加盖公章,询价材料(含报价清单的原件、传真件),需加盖供货商公章。

(四)采购代为须与供货商按学院规定程序签订合同,明确采购的货物名称、单价、数量及付款方式等必要条款。合同的签订需供货商法人签字,非法人签订合同,需持有法定代表人授权书,北授权人身份证复印件作为合同必要资料附后。

(五)采购代为自行组织验收,达到固定资产标准的货物,须及时办理固定资产入账手续。财务管理部门依合同、验收报告和固定资产入账手续支付合同款、尾款或履约保证金。

(六)采购档案资料按有关规定予以保存。

 

第五章  采购管理

 

第十二条  学院采购工作实行统一领导、分级管理。

(一)资产管理部门负责纳入政府采购项目(货物、服务、工程改造类)采购程序的组织和管理,包括:制定相关制度和工作流程,负责项目库工作,委托采购代理机构,组织政府采购,组织签订合同和资金支付管理,组织项目验收,按上级规定建立项目采购档案。参加项目校内评审和绩效考评工作。

(二)财务管理部门负责项目的资金管理、预算评审组织管理和院级绩效考评组织工作,制定相关制度和工作流程,参加项目验收。

(三)审计处负责项目的审计工作,参与政府采购相关工作的管理,参加项目验收。纪检监察部门履行监督监察的职能。

(四)信息中心对学院信息化建设类项目组织校内评审,统筹规划和指导,归口组织项目校内评审,监督监察项目执行和项目绩效完成情况,根据需要参与或组织项目验收工作。

第二十一条  项目单位作为实施主体,在项目策划、项目申报、项目执行和项目绩效等方面负有主体管理责任。

(一)组织申报项目的策划、调研和论证工作,申报的项目作为二级单位的“三重一大”决策事项,经过会议研究决定,形成相关会议纪要。学院预算审批之外的采购事项,按学院议事规则履行事项审批程序。

(二)上报学院项目库前,在一定范围内广泛征求意见,做到公开、透明,二级单位的评审需由院长、教学副院长、系主任和项目负责人等参加并签字(其它单位由中层干部、项目主管科长和项目负责人等参加)。重大项目按规定聘请校外专家参加评审。申请立项的项目需向主管院领导汇报。

(三)研究确定项目负责人,授权开展工作。在项目执行过程中,定期听取项目负责人进展情况的汇报,加强对项目负责人的管理、监督和考核,支持和帮助项目负责人开展工作。项目负责人如遇聘任和其它原因离开原项目单位,应认真做好项目移交工作。

(四)加强项目执行过程中的管理,参与调研报价的企业需实质性三家以上,货比三家,提高项目预算合理性。除连续项目等因素外,供货商不得过于集中。

(五)将其项目执行过程中的管理。履行设备到货开箱验货记录程序并存档;严格按预算、合同内容执行;协调在执行过程中存在的为题;在项目完成后组织预验收,按合同清单检查设备、服务完成情况,移交设备说明书及相关图纸资料。

(六)做好项目功能开发和利用,强化使用小鱼等绩效目标的实现。

(七)加强项目执行的力度,保证项目经费支出进度。

(八)达到固定资产入账标准的采购资产须办理入账手续,纳入学院固定资产管理。固定资产之外的消耗性材料等,要建立相应出入库台账,实施有效管理

(九)保存有关项目管理过程的档案资料。

第二十二条  实行项目负责人的管理制度,在项目单位的领导下,项目负责人具体负责项目的实施工作。

(一)对项目惊醒前期调研,按要求编制项目申报文本材料。

(二)参加校内项目论证,按论证结果修改项目文本。参加学院组织的项目评审工作,准备第三方预算评审所需停工的职称材料。

(三)按照学院预算批复组织项目的实施,学院授权其参加项目的政府采购的项目,按协议采购的程序执行。

(四)审核采购合同,保证合同货物的数量、品牌、规格、质量或服务内容与批复内容、投标文件内容相一致。按学院合同管理规定报批,授权其签订合同。

(五)监管项目的具体执行和质量,重要设备开箱拍照验货并签字,保证执行的数量、品牌、规格、质量或服务与合同相一致。保证项目执行和支出进度。

(六)填写验收报告,在项目单位预验收的基础上,申报学院验收。保存项目资料。

(七)在验收工作完成后办理固定资产入账手续。

(八)接受项目的绩效考评和项目审计监察等相关工作。

 

第六章  相关纪律规定和要求

 

第二十三条  严防廉政风险,牢固树立廉洁是采购管理生命线的根本理念,将纪律和规矩挺在签名。控制法律风险,依法依规组织开展政府采购活动,明晰事权,依法履职尽职,既不能失职不作为,也不能越权乱作为。要保证制度规定的严肃性,任何人不得超越制度和程序办事,因不履行规章制度二产生的问题,有相关人员程度责任。

第二十四条  加强学院项目库建设工作,按规定程序申报学院项目库,避免仓促立项、仓促预算、与规划相背和可能因此造成确实监督的风险。除紧急性事项外,不经过项目库评审环节的项目,学院原则上不予支持立项。项目立项须履行学院“三重一大”的审批程序。

第二十五条  使用财政资金的采购项目,按照规定一经审批,经过项目评审和政府采购相关程序后,原则上不允许变更、调整,不得该表和超越开支范围。禁止挤占、挪用、套取项目资金等违规行为。

第二十六条  梳理执行周期及风险意识,合理安排项目执行方案和时间,防止前松后紧、仓促执行、项目变更、不求质量、违反合同、仓促压手等情况发生,项目必须在规定时间内完成。

第二十七条  加强验收环节管理,履行政府采购程序的项目学院组织验收,由资产管理部门组织,财务管理部门、审计处及相关处室人员参加,重大项目应聘请校外专家或机构共同验收。未完成验收的项目不得支付项目尾款。

第二十八条  加强对中标企业的评估管理,鼓励使用信誉和质量好的企业参与项目预算。对于在项目预算、执行、验收和后期服务保障等环节中出现问题的企业,不得参与学院下一年度的预算咨询。问题严重的将列入“黑名单”。

第二十九条  项目单位和项目负责人应掌握项目采购的控制权,除市场调研和项目预算环节需要企业参与外,不允许将填写项目申报文本、项目评审资料交给企业编制,更不得出现由投标企业代理填写招标文件、技术参数的情况,不得在招标文件中出现违规的倾向性问题。

第三十条  落实项目效益目标,防止“只建不用”和“重复建设”的现象,不得出现采购的设备资产长期不开箱、不适用的详细、

第三十一条  严格遵守保密要求,不得以任何形式泄露招标相关信息,杜绝与投标方串标、围标等违规现象的发生。不得接受企业任何礼品、礼金及参加有爱公务的任何形式的活动,严禁关联交易。

 

第七章     

 

第三十二条  本办法由学院资产管理部门负责解释。

第三十三条  本办法自公布之日起执行。

本章主要参考文献

1】龙海红,王玉勇,行政事业单位内部控制规范【M】北京:中国商业出版社,2013

2】财政部会计司。行政事业单位内部控规范讲座【M】北京:中国财政经济出版社,2013

3】刘永泽,行政事业单位内部控制制度设计操作指南【M】大连:东北财政经济出版社,2013

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